В своей работе электронную почту использую крайне часто: переписка с контрагентами происходит постоянно. В одном из моих ящиков порядка 17 000 входящих писем (и это не считая спам-сообщений, для которых есть отдельная папка).
За годы работы пришло полное понимание как правильно вести переписку: не потерять суть письма, легко найти нужное письмо трехгодичной давности и т.д.
Но очень часто замечаю, что достаточно большое количество людей вообще не понимают как правильно работать с email.
Вот некоторые из моих советов:
1. Обязательно заполняйте поле «тема письма»: вписывайте то, о чем письмо и не исправляйте его в случае долгой переписки или исправляйте, но только в случае, если тема действительна сменилась в цепочке писем;
2. Старайтесь сохранять текст в письме (цепочку), если вы ведете длительную переписку — опять же для того, чтобы сохранять суть переписки, чтобы не приходилось искать другие письма, которые относятся к вопросу;
3. Деловую переписку лучше вести, используя корпоративную почту. Это моё личное мнение, но когда получаешь письмо с ящика zaya23@mail.ru или krutysh34@inbox.ru, то это несколько отвлекает и составляет определенное мнение о «собеседнике». Корпоративная почта, конечно, не особо отличается от бесплатных сервисов (если не считать, что корпоративная почта имеет большую защиту от взлома), но имиджевую составляющую никто не отменял. (а купить почту можно тут — https://itsc.kz/services/copropativemail)
Даже эти два совета позволят систематизировать вашу переписку и сделать удобным поиск нужных писем. А еще это есть элементарное проявление уважения.
